Die Finanzordnung regelt die Herkunft und Verwendung der dem Verein zu Verfügung stehenden finanziellen und Sachmittel. Sie sichert die ausschließliche Verwendung dieser Mittel für kleingärtnerische und Vereinsaufgaben ab.
§ 1
Einnahmen / Herkunft der Mittel
Der Verein erhält finanzielle Mittel aus Mitgliedsbeiträgen, Umlagen, Spenden und, soweit gesetzlich zulässig, Zinsen auf verfügbare Mittel. Eine wirtschaftliche Tätigkeit erfolgt nicht.
§ 2
Ausgaben / Verwendung der Mittel
Ausgaben des Vereines bestehen in der Zahlung von pauschalen oder stundenweisen Aufwandsentschädigungen für den Verein getätigte Arbeiten, in der Erstattung von Fahrtkosten und Reisespesen auf gesetzlicher Grundlage, in der Erstattung von Auslagen für beschaffte Büro- und Verbrauchsmaterialien, in Ausgaben für Ehrungen, in Mietkosten für vom Verein genutzte Räume, in Ausgaben für Telefonkosten, Rechtsvertretung, Versicherungen, Fachliteratur , in Ausgaben für die Durchführung der im Vorstand beschlossenen Aufgaben der bestehenden Arbeitsgruppen (Pflegearbeiten, Elektro, Handwerker, Wasser) sowie in Ausgaben, die dem Verein durch gesetzliche Regelungen und auferlegten Verpflichtungen entstehen.
§ 3
Nachweis der Mittel / Haushaltjahr
Das Haushaltjahr entspricht dem Kalenderjahr. Einnahmen und Ausgaben sind in einer Haushaltabrechnung darzustellen. Die Belegführung obliegt dem Schatzmeister des Vereines. Einzelbelege sind durch den jeweiligen Antragsteller auf Erstattung von Auslagen in nachvollziehbarer Form beizubringen und durch ein Vorstandsmitglied des Vereines gegenzuzeichnen. Der Revisionskommission sind die jährlich anfallenden Belege vollständig vorzulegen.
§ 4
Kontenführung
Durch den Verein werden ein Geschäftskonto, ein Rücklagenkonto sowie eine Bargeldkasse geführt. Kontoauszüge über Kontenbewegungen sind für die jeweiligen Konten getrennt und jahresweise geordnet aufzubewahren. Eine Bargeldkasse ist zulässig.
§ 5
Umlagen
Umlagen sind für Sonderausgaben des Vereins zulässig. Sie sind dem erweiterten Vorstand zu begründen und zur Beratung vorzuschlagen. Über die Höhe der Umlagen entscheidet die Mitgliederversammlung des Vereins durch Beschluss.
§ 6
Spenden
Spenden an den Verein sind im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zulässig. Sie sind im Verein unter Angabe des Spenders, der Spendenhöhe und dem Grund der Spende nachzuweisen. Dem Spender sind Spendenbescheinigungen auszustellen.
§ 7
Zinsen
Zinsen aus Guthaben auf dem Geschäfts- und Rücklagenkonto sind unter Beachtung der Gemeinnützigkeit des Verbandes dem Geschäftskonto zuzuführen.
§ 8
Aufwandsentschädigungen
Gemäß Satzung ist die Zahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen an die Mitglieder des Vorstandes zulässig. Der Verein trägt zusätzlich die Sozialabgaben bei Zahlung pauschaler Aufwandsentschädigungen. Die Gesamthöhe der pauschalen Aufwandsentschädigungen ist durch die Mitgliederversammlung des Vereins zu beschließen.
§ 9
Erstattung von Aufwendungen und Zeitversäumnissen/Fahrkostenerstattung
Aufwendungen und Zeitversäumnisse werden auf der Grundlage des Beschlusses der Hauptversammlung des Vereins vom 30.05.2021 –„Änderung der Grundsätze zur Organisation und Durchführung von Gemeinschaftsleistungen der Mitglieder sowie zur Erstattung von Aufwendungen und Zeitversäumnisse“ geregelt.
§ 10
Auslagenerstattung für Arbeitsmittel, Büro- und Verbrauchsmaterial
Auslagen für Arbeitsmittel, die ausschließlich für die Tätigkeit des Vereins bestimmt sind, sind in voller Höhe zu erstatten. Für Investitionen bis 1000,00 € entscheidet der Vorstand des Vereins, bis 3000,00 € der erweiterte Vorstand und für darüberhinausgehende Investitionen die Mitgliederversammlung des Vereins. In Vorbereitung der Beschlüsse sind mindestens drei Angebote einzuholen.
§ 11
Ehrungen
Auf Vorschlag des Vorstandes des Vereins oder der Abteilungsleitungen sind Ausgaben für Ehrungen von einzelnen Mitgliedern des Kleingartenvereins durch Geld- oder Sachleistungen möglich. Der Vorstand des Vereins entscheidet über die Höhe der Zuwendungen durch Beschluss. Der Vorschlag ist mit Begründung vor der Beschlussfassung vorzulegen.
§ 12
Sonstige Ausgaben
Ausgaben, die durch Verträge mit Dritten entstehen und für die Tätigkeit des Vereins erforderlich sind, sind in voller Höhe auf der Basis von Rechnungen der Vertragspartner zu erstatten. Bei Versicherungen ist vom Nutzen der Versicherung für den Verein auszugehen.
§ 13
Sachmittel
Über hochwertige Sachmittel, die im Verein für dessen Tätigkeit bereits vorhanden sind oder die zukünftig beschafft werden müssen, ist ein Inventarverzeichnis zu führen. Das Inventarverzeichnis beinhaltet das Sachmittel, den Zeitpunkt seiner Beschaffung, den Beschaffungswert, den Standort und sofern möglich, die jährliche Abschreibung. Die Aussonderung von Sachmitteln ist unter Angabe des Zeitpunktes, des Grundes der Aussonderung und des Restwertes möglich und zu belegen.
§ 14
Haushaltsabrechnung / Finanzplanung
Durch den Schatzmeister des Vereins ist jährlich eine Haushaltsabrechnung in Form einfacher Buchführung durchzuführen und der Revisionskommission einschließlich der vollständigen Belege zur Prüfung vorzulegen. Die Haushaltsabrechnung wird mit der Einladung zur Mitgliederversammlung des Vereins den Delegierten zur Kenntnis gegeben. Für die erweiterte Vorstandssitzung vor der stattfindenden Mitgliederversammlung des Vereins bereitet der Schatzmeister des Vereins einen Finanzplanentwurf für das Jahr vor, der im erweiterten Vorstand beraten wird. Über den endgültigen Finanzplan beschließt die
Mitgliederversammlung des Vereins.
§ 15
Schlussbestimmung
Die Finanzordnung tritt mit Beschluss der Mitgliederversammlung des Vereins am 07.03.2018 in Kraft.
Fassung vom 30.05.2021